Videokonferenzdienst VCaaS vereinfacht die Kommunikation für EDP

Das globale Energieunternehmen EDP verwendet den Videokonferenzdienst VCaaS von Huawei und Tecnocom 

Hintergrund

EDP, ein globales Energieunternehmen mit Sitz in Portugal, ist in den letzten zehn Jahren rasch gewachsen, sowohl durch natürliches Wachstum als auch durch die Übernahme anderer Unternehmen, wobei jedes mit unterschiedlichen Videokonferenzsystemen ausgerüstet war. Für EDP ist es jedoch von entscheidender Bedeutung, dass die weltweit 12.000 Mitarbeiter des Unternehmens sowohl per Video als auch per Stimme miteinander verbunden sind. Obwohl innerhalb des Unternehmens verbreitet Englisch, Spanisch und Portugiesisch gesprochen wird, spricht nicht jeder alle diese Sprachen fließend.

EDP ist sich bewusst, dass die nonverbale Kommunikation für jede Organisation äußerst wichtig ist, vor allem dann, wenn mehrere Sprachen verwendet werden. Und man wollte, dass alle Mitarbeiter einfacher miteinander kommunizieren können, sei es über Tablets an entlegenen Standorten oder über Videokonferenzsysteme am Hauptsitz des Unternehmens. 

Herausforderungen

EDP Corporate Services wünschte sich den Industriestandard für Videokonferenzdienste, Video Conferencing-as-a-Service (VCaaS), um Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, ohne Einschränkung im Hinblick auf Standort und verwendete Geräte miteinander zu kommunizieren. Das Unternehmen verlangte, dass VCaaS vollständig in Microsoft Skype for Business und Microsoft Office 365 integriert werden müsse. 

Das Videokonferenzsystem musste in Skype for Business und Microsoft Office 365 integriert werden.

Da es sich beim Kerngeschäft von EDP um die Generierung und Verteilung von Energie handelt, wollte das Management, dass sich der IT-Bereich verstärkt um Aufgaben mit Bezug zur Geschäftstätigkeit des Unternehmens kümmern solle, und weniger um die Einrichtung von Kommunikationssystemen. Inbegriffene Anforderungen:

• Sämtliche Werkzeuge für Kommunikation und Kooperation müssen in Microsoft Software integriert werden
• Bestehende Technologien bei den Tochtergesellschaften von EDP müssen durch neuere Standardtechnologien ersetzt werden, vor allem dann, wenn bestehende Konferenzbildschirme, Endgeräte, Terminals und wichtige Systeme bilanziell nicht abgeschrieben werden können

Außerdem erforderte das Projekt:

• 255 Konferenz- und Telepräsenz-Räume weltweit, von großen Auditorien mit immensen Bildschirmen und einer Kapazität von 300 Sitzplätzen bis hin zu kleineren Besprechungszimmern mit 6 Sitzplätzen
• Android- und iOS-Tablets, die mit dem Videokommunikationsdienst verbunden werden können. Auf diese Weise könnte eine Videokonferenz von einer Kundenbetreuerin an ihrem Schreibtisch eingeleitet, während ihrer Kaffeepause weitergeführt, auf ein Tablet Terminal umgeschaltet und per Smartphone beendet werden.

VCaaS ist ein neues kundenbezogenes Konzept. Bisher hatte EDP Lösungen für Videokonferenzsysteme - oft von verschiedenen Anbietern in einem einzigen Land - gekauft, VCaaS ist ein neues kundenbezogenes Konzept. Bisher hatte EDP Lösungen für Videokonferenzsysteme - oft von verschiedenen Anbietern in einem einzigen Land - gekauft, vernetzt und gewartet. Darüber hinaus hatte man die eine andere bestehende Lösung erworben, bevor Industriestandards anerkannt waren. Die Umstellung von Investitionsaufwendungen (CAPEX) auf betriebliche Aufwendungen (OPEX) erforderte ein umfassendes betriebswirtschaftliches Verständnis für den Unterschied zwischen im Eigentum stehender und gemieteter Ausrüstung.

Lösung

EDP entschied sich unter 13 anderen Mitbewerbern für Huawei und seinen Integrationspartner Tecnocom. Tecnocom mit Sitz in Spanien betreut Projekte in der ganzen Welt. Die beiden Unternehmen zeigten EDP, wie ihre Version des Videokonferenzdienstes VCaaS EDP nicht nur die Möglichkeit bieten würde, das gesamte System des Unternehmens zu wesentlich geringeren Kosten als beim Kauf neuer Ausrüstung zu ersetzen, sondern dass dieses auch in Skype und Office 365 Lösungen von Microsoft integriert werden könnte. 

Rogério Do Canto, Unit Director des Bereichs Technology Business bei Tecnocom, war von Beginn an bewusst, dass dieses Projekt außergewöhnlich war. „Hier handelt es sich um eine Weichenstellung im Firmenkundenbereich. Bisher haben wir Ausrüstungen nach einem CAPEX-Modell verkauft und installiert. Doch jetzt haben wir einen Vertrag für ein OPEXModell”, erläutert Rogério Do Canto.

Vorteile

Das Angebot umfasste:

1. Austausch sämtlicher Videokonferenzsysteme einschließlich der Bildschirme und Peripheriegeräte. Tecnocom und Huawei zeigten EDP, wie das Unternehmen Kosten einsparen könne, selbst wenn es sich von erst kürzlich erworbenen Stand-Alone- Systemen anderer Anbieter trennte.

2. Huawei-Peripheriegeräte wie Kameras, Mikrophone und Endgeräte, die Industriestandards unterstützen. Dadurch wurde sichergestellt, dass aus Telepräsenz-Räumen oder über tragbare Geräte Videoanrufe zu Systemen anderer Anbieter außerhalb des EDP-Netzwerks getätigt werden können. Inbegriffene Vorteile:

• Umcodierungslösungen für Verwaltung, Aufzeichnung und Streaming. Codecs von H.261 bis High-Definition H.264 verschlüsseln in Echtzeit, Dual-Stream 1080p bei 60 fps.
• Intelligente proprietäre Algorithmen wie Video Motion Enhancement (VME) gewährleisten die Beibehaltung einer guten Video- und Audioqualität auch bei einem Datenpaketverlust von 20 Prozent.

3. Ein System, das mit dem neuesten iOS und einfach handzu­habenden GUIs von Fernbedienungssystemen zusammenwirkt

4. Tecnocom hat das Telepräsenzsystem von Huawei weltweit in 255 Räumen installiert.

In einer entscheidenden Projektphase ließ Huawei ein Team von F&E-Spezialisten einfliegen, um das technologische Ökosystem von EDP und die Grauzonen zwischen verschiedenen Systemen besser zu verstehen.

„Für mich hat der Einsatz der F&E-Spezialisten von Huawei einen derart hohen Stellenwert, dass ich sie eingeladen habe, zwei Wochen im Jahr zu uns zu kommen, um mit unseren Teams vor Ort zu arbeiten, damit wir alle von einander lernen können.”

— Luís Clemente, Director Corporate Services, EDP. 

„Der Videokonferenzdienst VCaaS steht uns überall und jederzeit zur Verfügung, unabhängig vom Standort und von den Geräten.”

— Luís Clemente, Director of Corporate Services, EDP