1. Introduction

In compliance with the Personal Data Protection Act 2010 (“the Act”) and its regulations, this notice is issued to all our valued clients and or prospective clients. This Notice will inform you of your rights with regards to your personal data that has been and/ or will be, collected and processed by us.

2. Collection of personal data

We have collected and will collect your personal data to be processed by us and/ or on your behalf in the course of your present or future dealings with Huawei Technologies (Malaysia) Sdn Bhd, its subsidiary (ies), its associated company (ies) ("we", "our", "us" or "Huawei"). Your personal data enables us to achieve the "Purpose" herein that is in connection with our business.

3. Description of personal data

a) Name;

b) Identity Card no;

c) Gender;

d) Email address;

e) Mobile phone no.;

f) Passport no;

g) IP address;

h) Images (still/recording)

i) Sensitive personal data; and any

j) Personally Identifiable Information (PII) defined by international privacy laws or standards

4. Purposes for collection of personal data

Huawei will use clients’ personal data for the following purposes including but not limited to:

• Processing your registration for exhibitions, seminars, summits and conferences;

• Responding to, processing and handling your complaints, inquiries, requests, feedback and suggestions;

• Preventing, detecting and investigating crime and managing the security of our premises and services including but not limited to CCTV surveillance and conducting security clearances;

• For and/or in connection with all other purposes necessary and/or incidental to Huawei's business and all purposes necessary for or in connection with any of the above purposes;

• For and/or in connection with compliance with laws and regulations including the requirements of governmental, quasi-governmental or regulatory authorities or courts of law.

5. Sources of personal data

Huawei may obtain clients personal data from the following sources including but not limited to:

• Filling out forms required to Huawei customers/clients;

• When your image is captured by us via CCTV cameras while you are on Huawei premises or photos or videos are taken by Huawei or Huawei representatives when you attend an event hosted by Huawei;

• Registering on Huawei websites or other electronic platforms;

• Submitting any electronic form available on Huawei websites or other electronic platforms;

• Sending emails that include personal data;

• Access to Huawei electronic platforms/websites;

• Access to computers/laptops/devices provided by Huawei;

• Information or comments you provide to Huawei in any way and/or by any means;

• Information independently obtained by Huawei or provided to Huawei from other legitimate sources; and/or

• Access to Huawei premises.

6. Disclosure of personal data

We may disclose client's personal data to other subsidiaries within our group. These subsidiaries will treat client's personal data as confidential, in accordance with this Privacy Policy and with all applicable Data Protection legislation and will process such personal data only for the Purposes and within the terms set out herein. We are responsible for the personal data under our control, including personal data disclosed by us to a Vendor (often referred to as the "data processor"). We take every measure to provide a comparable level of protection for personal data should the information be processed by a Vendor. Huawei is committed to complying with the Personal Data Protection Act 2010, in particular, its policies as well as corresponding guidelines and orders.

7. Security of personal data

Huawei uses strict procedures and security features to prevent unauthorised access wherever possible. When personal data is stored by Huawei, we use computer systems with limited access housed in facilities using physical security measures. Data stored in cloud services is in encrypted form including when we utilize third-party storage. The level of security of personal data which kept in a non-electronic environment are also treated with strict procedures and means.

8. Personal Data Retention Period

We dispose of the visitor registration forms one (1) years from the date of collection, unless required by law to retain them for a longer period. CCTV footages, on the other hand, will be classified as confidential information and held in Huawei IT systems with appropriate security measures to safeguard against unauthorized access and use. Access to CCTV footages will be restricted to users authorized by the head of IT only.

9. Transfer of Personal Data

We are very serious about providing a comparable level of protection for personal data should the information be processed or used outside Malaysia by our vendors or experts.

10. Marketing and promotional purposes

Upon subscribing to our services, you will be receiving marketing and/or promotional emails from us, which includes monthly promotions and information on future events. If you do not wish to receive any promotional news please click the “unsubscribe” link at the bottom of the email and you will be excluded from our newsletters and contacts.

11. Data subject's obligations

It is necessary for Huawei to collect and to retain clients’ personal data. Therefore, it is also obligatory for clients to supply personal data to us in the most accurate manner. If clients do not provide us with personal data, Huawei is unable to, process personal data on clients’ behalf, for the Purpose stated in clause 4 herein, or effectively render our services to clients, and all relationships created or to be created between us shall then be terminated and ceased to be in effect immediately.

12. The rights of data subject

a) To request access to personal data

Clients have the right to request for access to personal data processed by us on with reasonable notice. Access, requests can be made through online by filling up the Data Access Request Form or via email.

b) To request correction of personal data

Clients have the rights to request for correction and/or update of your personal data that is inaccurate, incomplete or outdated. Correction requests can be made through online by filling up the Data Correction Request Form or via email.

c) To limit processing of your personal data

Clients are entitled to limit our processing of personal data by expressly withdrawing the consent given previously, in each case, including for direct marketing purposes subject to any applicable legal restrictions, contractual conditions and within a reasonable time period.

13. Changes to Privacy Policy

We reserve the right to amend this Privacy Policy from time to time without prior notice. We will announce any changes on Huawei’s designated electronic platforms, by email and/or by written notification as Huawei deems reasonable.

14. Acknowledgement and Consent

I have read this Privacy Notice and understand the reasons for the collection of my personal data and the ways in which the data may be used and disclosed. I have been provided with a copy of the Privacy Notice and/or have been informed of the matters therein.

I am also aware that I can access and correct my personal data on request and if necessary. However, I understand that if, in exceptional circumstances, access is denied for legitimate purposes, that the reasons for this and possible remedies will be made available to me.

I have read the above information and by signing and returning a copy of this Notice, I expressly agree and consent to the use, processing, disclosure and transfer of my personal data by Huawei as described in this Notice. Should there be a need to retract my consent on processing personal data, I shall write a notice to Huawei to cease the processing of the personal data.

15. Inquiries and complaints

Should you require further information about the personal data we hold or the way in which your information is being collected or used which are not answered by this Privacy Notice please contact or write to Huawei Data Protection Officer (DPO) at:
Email: dpomalaysia@huawei.com

We reserve the right to charge a fee for processing any request for access to Personal Data.

1. Pengenalan

Selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“Akta”) dan peraturannya, notis ini dikeluarkan kepada semua pelanggan kami yang dihargai dan/atau bakal pelanggan. Notis ini akan memberitahu anda tentang hak anda berkenaan dengan data peribadi anda yang telah dan/atau akan, dikumpulkan dan diproses oleh kami.

2. Pengumpulan Data Peribadi

Kami telah mengumpul dan akan mengumpul data peribadi anda untuk diproses oleh kami dan/atau bagi pihak anda dalam urusan semasa atau masa hadapan anda dengan Huawei Technologies (Malaysia) Sdn Bhd, anak syarikatnya, syarikat bersekutunya ("kami" atau "Huawei"). Data peribadi anda membolehkan kami mencapai "Tujuan" di sini yang berkaitan dengan perniagaan kami.

3. Description of personal data

a) Nama;

b) No. Kad Pengenalan;

c) Jantina;

d) Alamat e-mel;

e) No. telefon bimbit;

f) No. pasport;

g) Alamat IP;

h) Imej (pegun/rakaman)

i) Data peribadi yang sensitif; dan mana-mana

j) Maklumat Pengenalan Peribadi (PII atau Personally Identifiable Information) yang ditakrifkan oleh undang-undang atau piawaian privasi antarabangsa

4. Tujuan Pengumpulan Data Peribadi

Huawei akan menggunakan data peribadi pelanggan untuk tujuan berikut termasuk tetapi tidak terhad kepada:

• Memproses pendaftaran anda untuk pameran, seminar, sidang kemuncak dan konferen;

• Menjawab, memproses dan mengendalikan aduan, pertanyaan, permintaan, maklum balas dan cadangan anda;

• Mencegah, mengesan dan menyiasat jenayah dan menguruskan keselamatan premis dan perkhidmatan kami termasuk tetapi tidak terhad kepada pengawasan CCTV dan menjalankan pelepasan keselamatan;

• Untuk dan/atau berkaitan dengan semua tujuan lain yang perlu dan/atau bersampingan dengan perniagaan Huawei dan semua tujuan yang diperlukan untuk atau berkaitan dengan mana-mana tujuan di atas;

• Untuk dan/atau berkaitan dengan pematuhan undang-undang dan peraturan termasuk keperluan pihak berkuasa kerajaan, separa kerajaan atau kawal selia atau mahkamah undang-undang.

5. Sumber Data Peribadi

Huawei boleh mendapatkan data peribadi pelanggan daripada sumber berikut termasuk tetapi tidak terhad kepada:

• Mengisi borang yang diperlukan kepada pelanggan/pelanggan Huawei;

• Apabila imej anda ditangkap oleh kami melalui kamera CCTV semasa anda berada di premis Huawei atau, foto/ video yang diambil oleh Huawei atau wakil Huawei apabila anda menghadiri acara yang dihoskan oleh Huawei;

• Mendaftar di laman web Huawei atau platform elektronik lain;

• Menyerahkan sebarang borang elektronik yang tersedia di laman web Huawei atau platform elektronik lain;

• Menghantar e-mel yang mengandungi data peribadi;

• Akses kepada platform/laman web elektronik Huawei;

• Akses kepada komputer/komputer riba/peranti yang disediakan oleh Huawei;

• Maklumat atau ulasan yang anda berikan kepada Huawei dalam apa jua cara dan/atau dengan apa jua cara;

• Maklumat yang diperoleh secara bebas oleh Huawei atau diberikan kepada Huawei daripada sumber sah lain; dan/atau

• Akses ke premis Huawei.

6. Pendedahan Data Peribadi

Kami mungkin mendedahkan data peribadi pelanggan kepada anak syarikat lain dalam kumpulan kami. Anak-anak syarikat ini akan menganggap data peribadi pelanggan sebagai sulit, menurut Dasar Privasi ini dan dengan semua perundangan Perlindungan Data yang berkenaan dan akan memproses data peribadi tersebut hanya untuk Tujuan dan dalam terma yang dinyatakan di sini. Kami bertanggungjawab ke atas data peribadi di bawah kawalan kami, termasuk data peribadi yang kami dedahkan kepada Vendor (dirujuk sebagai "pemproses data"). Kami mengambil setiap langkah untuk menyediakan tahap perlindungan yang setanding untuk data peribadi sekiranya maklumat tersebut diproses oleh Vendor. Huawei komited untuk mematuhi Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, khususnya, polisinya serta garis panduan dan perintah yang sepadan.

7. Keselamatan Data Peribadi

Huawei menggunakan prosedur dan ciri keselamatan yang ketat untuk menghalang akses tanpa kebenaran di mana mungkin. Apabila data peribadi disimpan oleh Huawei, kami menggunakan sistem komputer dengan akses terhad yang ditempatkan di dalam kemudahan yang mempunyai kaedah keselamatan fizikal. Data yang disimpan dalam perkhidmatan awan adalah dalam bentuk yang disulitkan termasuk apabila kami menggunakan storan pihak ketiga. Tahap keselamatan data peribadi yang disimpan dalam persekitaran bukan elektronik juga dikendalikan dengan prosedur dan cara yang ketat.

8. Tempoh Penyimpanan Data Peribadi

Kami melupuskan borang pendaftaran pelawat satu (1) tahun dari tarikh pengumpulan, kecuali jika dikehendaki oleh undang-undang untuk menyimpannya untuk tempoh yang lebih lama. Rakaman CCTV, sebaliknya, akan diklasifikasikan sebagai maklumat sulit dan disimpan dalam sistem IT Huawei dengan langkah keselamatan yang sesuai untuk melindungi daripada akses dan penggunaan tanpa kebenaran. Akses kepada rakaman CCTV adalah terhad kepada pihak yang dibenarkan oleh ketua IT sahaja.

9. Pemindahan Data Peribadi

Kami memberi keutamaan untuk menyediakan tahap perlindungan yang setanding untuk data peribadi sekiranya maklumat tersebut diproses atau digunakan di luar Malaysia oleh vendor atau pakar kami.

10. Tujuan Pemasaran dan Promosi

Selepas anda melanggan perkhidmatan kami, anda akan menerima e-mel pemasaran dan/atau promosi daripada kami, yang termasuk promosi bulanan dan maklumat mengenai acara akan datang. Jika anda tidak mahu menerima sebarang berita promosi sila klik pautan "nyahlanggan" di bahagian bawah e-mel dan anda akan dikecualikan daripada surat berita kami.

11. Kewajipan Subjek Data

Huawei perlu mengumpul dan menyimpan data peribadi pelanggan. Oleh itu, adalah diwajibkan bagi pelanggan juga untuk membekalkan data peribadi kepada kami dengan cara yang paling tepat. Jika pelanggan tidak memberikan kami data peribadi, Huawei tidak dapat, memproses data peribadi bagi pihak pelanggan, untuk Tujuan yang dinyatakan dalam klausa 4 di sini, atau memberikan perkhidmatan kami dengan berkesan kepada pelanggan, dan semua perhubungan yang dicipta atau akan diwujudkan antara kita kemudiannya akan ditamatkan dan tidak lagi berkuat kuasa serta-merta.

12. Hak Subjek Data

a) Untuk meminta akses kepada data peribadi

Pelanggan mempunyai hak untuk meminta akses kepada data peribadi yang diproses oleh kami dengan notis yang munasabah. Akses permintaan boleh dibuat dalam talian dengan mengisi Borang Permintaan Akses Data atau melalui e-mel.

b) Untuk meminta pembetulan data peribadi

Pelanggan mempunyai hak untuk meminta pembetulan dan/atau kemaskini data peribadi anda yang tidak tepat, tidak lengkap atau usang. Permintaan pembetulan boleh dibuat dalam talian dengan mengisi Borang Permintaan Pembetulan Data atau melalui e-mel.

c) Untuk mengehadkan pemprosesan data peribadi anda

Pelanggan berhak untuk mengehadkan pemprosesan data peribadi dengan menarik balik kebenaran yang diberikan sebelum ini secara nyata, dalam setiap kes, termasuk untuk tujuan pemasaran langsung, tertakluk kepada sebarang sekatan undang-undang yang berkenaan, syarat kontrak dan dalam tempoh masa yang munasabah.

13. Perubahan kepada Dasar Privasi

Kami berhak untuk meminda Polisi Privasi ini dari semasa ke semasa tanpa notis awal. Kami akan mengumumkan sebarang perubahan pada platform elektronik Huawei yang ditetapkan, melalui e-mel dan/atau melalui pemberitahuan bertulis yang dianggap munasabah oleh Huawei.

14. Pengakuan dan Persetujuan

Saya telah membaca Notis Privasi ini dan memahami sebab pengumpulan data peribadi saya dan cara data saya boleh digunakan dan didedahkan. Saya telah diberikan salinan Notis Privasi dan/atau telah dimaklumkan tentang perkara di dalamnya.

Saya juga sedar bahawa saya boleh mengakses dan membetulkan data peribadi saya melalui permintaan jika perlu. Walau bagaimanapun, saya faham bahawa jika, dalam keadaan luar biasa, akses dinafikan untuk tujuan yang sah, sebab dan remedi akan disediakan kepada saya.

Saya telah membaca maklumat di atas dan dengan menandatangani dan memulangkan salinan Notis ini, saya secara nyata bersetuju dan membenarkan penggunaan, pemprosesan, pendedahan dan pemindahan data peribadi saya oleh Huawei seperti yang diterangkan dalam Notis ini. Sekiranya terdapat keperluan untuk menarik balik persetujuan saya untuk memproses data peribadi, saya akan menulis notis kepada Huawei untuk menghentikan pemprosesan data peribadi.

15. Pertanyaan dan Aduan

Sekiranya anda memerlukan maklumat lanjut tentang data peribadi yang kami pegang atau cara maklumat anda dikumpul atau digunakan yang tidak dijawab oleh Notis Privasi ini, sila hubungi atau tulis kepada Pegawai Perlindungan Data Huawei (DPO) di:
Email: dpomalaysia@huawei.com

Kami berhak untuk mengenakan bayaran untuk memproses sebarang permintaan untuk akses kepada Data Peribadi.