Las conferencias de vídeo como servicio simplifican las comunicaciones de EDP

La empresa energética internacional EDP adopta las conferencias de vídeo como servicio de Huawei y Tecnocom

“Usamos las conferencias de vídeo como servicio en cualquier momento y en cualquier lugar, independientemente de la ubicación y del dispositivo”.

— Luís Clemente, director de Servicios Corporativos de EDP

Antecedentes

EDP, una empresa energética internacional con sede en Portugal, se ha expandido rápidamente a lo largo de los últimos diez años gracias a su crecimiento orgánico y a la adquisición de otras empresas, que, a su vez, tenían diferentes equipos de conferencias de vídeo anticuados.No obstante, EDP considera que es esencial que su fuerza de trabajo mundial de 12 000 empleados esté conectada a través de las comunicaciones de vídeo y de voz. Si bien en la empresa el inglés, el español y el portugués se usan de manera generalizada, no todos los empleados manejan estos idiomas con fluidez.

EDP es consciente de que la comunicación no verbal es clave para cualquier organización, especialmente cuando se utilizan varios idiomas, por lo que deseaba que todos sus empleados pudieran comunicarse más fácilmente, ya fuese mediante tablets en lugares remotos o mediante equipos de conferencias de vídeo instalados en las salas de reuniones de las oficinas principales.

Desafíos

El departamento de servicios corporativos de EDP deseaba contar con conferencias de vídeo como servicio (VCaaS) que cumplieran con los estándares de la industria para que el personal pudiera comunicarse sin restricciones en cuanto al lugar o los dispositivos usados. La empresa necesitaba VCaaS que se integrara completamente con Microsoft Skype for Business y Microsoft Office 365.

Dado que la actividad principal de EDP consiste en generar y distribuir energía, el equipo directivo quería que el departamento de informática pudiera centrarse más en las tareas relacionadas con esa actividad y no tanto en la instalación de equipos de comunicaciones.

Entre los requisitos se incluían los siguientes:

• Todas las herramientas de comunicación y cooperación debían integrarse con el software de Microsoft.

• Las tecnologías legadas de las subsidiarias de EDP debían reemplazarse por tecnologías estándares más modernas, especialmente en los casos donde las partidas contables de equipos legados tales como pantallas, terminales, dispositivos y sistemas básicos para conferencias no se pueden cancelar.

El proyecto también requería lo siguiente:

• 255 salas de conferencia y telepresencia en todo el mundo, desde grandes auditorios con pantallas gigantes y capacidad para 300 personas hasta salas de reunión pequeñas con 6 asientos.

• Tablets Android e iOS que pudieran conectarse al servicio de comunicaciones por vídeo. De este modo, una conferencia de vídeo podría iniciarse por un gerente de cuentas desde un ordenador de sobremesa, mantenerse durante la pausa del café, transferirse a una tablet y finalizarse en un smartphone.

VCaaS es un concepto nuevo orientado al cliente. En el pasado, EDP compraba y conectaba sus sistemas de conferencias de vídeo, y también se encargaba del mantenimiento respectivo. Generalmente, lo hacía con soluciones suministradas por diversos proveedores dentro de un mismo país. Además, se compraron algunas soluciones legadas antes de reconocerse los estándares de la industria. Para pasar de los gastos de capital a los gastos operativos se requería una comprensión financiera exhaustiva de todas las consecuencias de ser propietario de equipos frente a ser usuario de servicios.

Solución

EDP escogió a Huawei y a su partner de integración, Tecnocom, entre otros 13 competidores. Tecnocom es una empresa con sede en España que tiene proyectos en todo el mundo. Las dos compañías mostraron a EDP que la versión de conferencias de vídeo como servicio que ofrecían no solo permitiría a EDP reemplazar todo su sistema con costes mucho menores que los involucrados en la compra de equipos nuevos, sino que también se podría integrar con las soluciones Skype y Office 365 de Microsoft.

Tecnocom es un integrador de sistemas completos con principal actividad en los sectores de Data Centers y servicios cloud. También cuenta con experiencia con los sistemas de conferencias de vídeo de los principales fabricantes de la industria.

Rogério Do Canto, director de la unidad de negocios tecnológicos de Tecnocom, supo desde un principio que este proyecto sería extraordinario.

“Este es un punto de inflexión para la industria empresarial. Antes, vendíamos e instalábamos equipos en función de un modelo de gastos de capital. Pero ahora tenemos un contrato basado en un modelo de gastos operativos”, explica Rogério Do Canto.

La propuesta incluía lo siguiente:

1. Reemplazo de todos los sistemas de conferencias de vídeo, incluso las pantallas y los periféricos. Tecnocom y Huawei mostraron a EDP el modo en que la empresa podía reducir costes, incluso si decidía deshacerse de sistemas autónomos recientemente comprados a otros proveedores.

2. Periféricos de Huawei, tales como cámaras, micrófonos y terminales compatibles con los estándares de la industria. Esto garantizaba que las salas de telepresencia o los dispositivos portátiles pudieran realizar llamadas de vídeo a sistemas de otros proveedores fuera de la red de EDP. Los beneficios incluían:

• Soluciones de transcodificación para realizar tareas de gestión, grabación y transmisión por secuencias. Los códecs H.261 a H.264 de alta definición codifican dos flujos de 1080p a 60 fps en tiempo real.

• Los algoritmos inteligentes exclusivos, tales como la tecnología VME para la mejora de los movimientos de vídeo, garantizan que la calidad de vídeo y de audio siga siendo buena incluso con una pérdida de paquetes del 20 %.

3. Un sistema con capacidad de interoperación con la versión más reciente de iOS e interfaces gráficas de usuario del sistema de control remoto fáciles de usar.

4. Tecnocom ha instalado el sistema de telepresencia de Huawei en 255 salas en todo el mundo.

En un momento clave del proyecto, Huawei envió un equipo de especialistas en investigación y desarrollo para lograr una mejor comprensión del ecosistema tecnológico de EDP, así como de las áreas grises entre los distintos sistemas.

“Valoro los esfuerzos de los especialistas en investigación y desarrollo de Huawei hasta tal punto que los he invitado a visitarnos dos semanas al año para trabajar con nuestros equipos locales y que podamos aprender unos de otros”. — Luís Clemente, director de servicios corporativos de EDP

Beneficios

Como VCaaS se basa en un modelo de suscripción de gastos operativos, EDP actualmente tiene menores costes en comparación con la situación anterior, donde la empresa compraba soluciones de distintos proveedores y también se encargaba del mantenimiento respectivo. Además, la experiencia de Tecnocom es un activo valioso para EDP:

• Tecnocom proporciona un contrato de cuatro años de mantenimiento de las comunicaciones por vídeo y permite una integración total con Skype for Business y Microsoft Office 365.

• Tecnocom tiene más de 30 años de experiencia en gestión de redes. El centro de operaciones de red (NOC) de la empresa monitoriza la red de EDP las 24 horas del día y los 7 días de la semana. El NOC proporciona información de manera periódica acerca de las capacidades de ancho de banda que requieren una actualización o una versión anterior.

En la actualidad, realizar una llamada de vídeo a una persona es tan fácil como enviar un correo electrónico. La función para compartir contenidos, vídeo y voz en tiempo real están integradas y se realizan deslizando el dedo o pulsando un par de teclas. Lo que es más importante, la comunicación no verbal finalmente ha dado el salto de las reuniones personales a las reuniones a larga distancia.

Los empleados pueden asistir a las reuniones desde sus hogares y reducir así la cantidad de tiempo valioso que pasan trasladándose de un lugar a otro, lo que mejora el equilibrio entre el trabajo y la vida personal e incrementa la productividad.

Además de aprovechar las ventajas de las reuniones por vídeo, EDP ahora puede realizar seminarios en la web fácilmente y grabar el vídeo para reproducirlo con posterioridad. Además, el personal que trabaja en lugares remotos, tales como plantas hidroeléctricas y plantas de energía renovable con pocos terminales y bajo ancho de banda, puede participar en reuniones con ejecutivos de EDP tan fácilmente como los empleados de las áreas urbanas.